El efecto que ofrece en el cliente, proveedor o socio un evento corporativo de alto impacto no tiene comparación posible. Sin embargo, el trabajo y la preparación que conlleva no es nada fácil, debiendo tenerse en cuenta un buen número de detalles y consideraciones.
De manera general, deberá desarrollarse en un ciclo de tres fases; un pre-evento, la producción o desarrollo en sí, y una fase más para finalizar la operación o pos-evento. En cada una de ellas habrá que considerar una serie de elementos, que irán desde el planteamiento estratégico a la adquisición de material útil, como las carpas industriales o la cartelería, así como la aplicación de algún método para medir la repercusión que haya podido tener.
En el pre-evento
Durante este primer paso tendrá lugar tanto el diseño como la estrategia y planificación del evento que se quiere desarrollar, ya sea para una cita de carnaval, para una concentración de motos, para un festival, como el Monkey Island, o para un encuentro comercial entre empresas. Para que el proyecto tenga el éxito deseado, se debe tener claro cuál es el propósito u objetivo, que pueden ser buscar compradores a un producto o servicio, aumentar la notoriedad de una marca, crear una convención o feria…
Los siguientes conceptos que se han de dominar son los del coste o presupuesto necesario para llevarlo a cabo y la fórmula de financiación que se va a utilizar para hacerle frente, ya sea cobrando la entrada o con algún tipo de patrocinio.
Otros factores que también es importante considerar serán la temática, el lugar de celebración, las fechas elegidas, los ponentes, el precio de las entradas, el tipo de público, el programa del evento, los soportes audiovisuales y el marketing para la promoción.
La producción del evento
En este día es fundamental poseer una escaleta de los momentos más importantes, así como establecer unos horarios para que sucedan y asegurar que todo vaya transcurriendo en su justa medida, cumpliendo con el tiempo y la forma previamente planteadas. En este sentido, habrá que considerar la apertura de puertas, el modo utilizado para recibir tanto a los ponentes como a los asistentes. Así mismo, será necesario prever los descansos y establecer algún catering durante el tiempo establecido para estas pausas.
Durante la duración del show o las diferentes ponencias, no habrá que descuidar el apartado de la fotografía y el video para usarlo a posteriori, tanto para beneficio de los participantes como para que sirva de aval para eventos futuros.
El post-evento
Finalizar con elegancia y dejar un grato recuerdo es tan importante como las dos fases anteriores. En primer lugar, lo que se deberá hacer será agradecer la asistencia tanto a los participantes activos, como a los que solo disfrutaron del programa y a los colaboradores (proveedores y personal).
En este mismo mail o llamada de agradecimiento se invitará a cumplimentar una encuesta de opinión sobre el acontecimiento, en mayor o en menor profundidad. Las preguntas irán encaminadas a conocer el grado de satisfacción por la experiencia y a la resolución de dudas, establecer contactos o directamente a vender el producto o servicio para el que se creó el evento. Así mismo, se deberá realizar un trabajo posterior en el que se publicará la realización de este espectáculo, tanto en redes sociales como en revistas especializadas. Por último, se analizarán los resultados para saber en qué aspectos se debe mejorar para una próxima programación.
